Am 14. Oktober 2026 lud das Mittelstand-Digital Zentrum Lingen.Münster.Osnabrück gemeinsam mit dem Digital Hub münsterLAND und mit Unterstützung der westMBH auf den ENTRA Hof Schlamann in Lengerich ein. Neun Workshops in drei Zeitfenstern zeigten mittelständischen Unternehmen, wie KI im Arbeitsalltag konkret wirken kann.
Ein Thema, das nicht nur den Mittelstand betrifft. Auch viele unserer Kunden aus der öffentlichen Verwaltung und dem Gesundheitssektor stehen vor der Aufgabe, gewachsene Lösungen zu modernisieren und neue Fachverfahren einzuführen. Gerade dort, wo viele Beteiligte mitreden, Budgets genau geplant werden müssen und mit sensiblen Daten gearbeitet wird, zahlt sich ein früher, gemeinsamer Blick auf das Ergebnis besonders aus.
Diesen Ansatz nahmen unsere beiden Entwickler Nikolai Schötz und Andreas Haack mit ihrem Workshop „KI-Prototyping – Von der Idee zu schnellen, echten Ergebnissen“ auf. Ausgangspunkt war die Frage, wie KI die Anforderungsaufnahme bei der Entwicklung einer Softwarelösung verändert. Die Antwort der beiden: Statt eines 80-seitigen Lastenhefts steht am Ende eines Kickoffs ein klickbarer Prototyp, den alle gemeinsam gesehen und bewertet haben. Der Workshop startet direkt mit einer Live-Demo. Während der KI-Agent im Hintergrund arbeitete, ging es im Vortrag darum, warum die Anforderungsaufnahme so oft scheitert und was sich daran mit KI ändern lässt. Zum Abschluss wurde das Ergebnis gemeinsam begutachtet und mit den Teilnehmenden live weiterentwickelt.
Wie KI-Prototyping in der Praxis aussieht, was es leisten kann und wo seine Grenzen liegen, berichten Nikolai Schötz und Andreas Haack im Folgenden selbst.
DAS GRUNDPROBLEM: "ICH WEIß ES, WENN ICH ES SEHE."
Klassische Anforderungsaufnahme ist eine Kette von Übersetzungen. Was der Fachbereich meint, beschreibt er in eigenen Worten. Daraus entsteht ein Dokument, das Entwicklerinnen und Entwickler interpretieren und schließlich umsetzen. Mit jeder Übersetzung geht Genauigkeit verloren, denn Text lässt Interpretationsspielraum.
Hinzu kommt: Viele Anforderungen werden erst klar, wenn man etwas sieht. Wer kennt nicht den Satz „So hatte ich mir das eigentlich nicht vorgestellt“, wenn ein System nach Monaten zum ersten Mal läuft?
Das ist teuer. Nach der Faustregel von Barry Boehm steigen die Kosten für die Behebung eines Fehlers mit jeder Projektphase: Was in der Anforderungsphase den Faktor 1 kostet, schlägt im Entwurf mit dem Fünffachen zu Buche, in der Umsetzung mit dem Zehnfachen, im Test mit dem Zwanzigfachen und im laufenden Betrieb mit dem Hundertfachen.
Es geht also auch um Qualität und Effizienz, und genau hier setzt Prototyping an: Missverständnisse werden sichtbar, bevor auch nur eine Zeile produktiver Code entsteht. Je früher alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben, desto zielgerichteter fließen Zeit und Budget in die eigentliche Lösung.
WIE WIR ANFORDERUNGEN IN DER VERGANGENHEIT AUFGENOMMEN HABEN
Wasserfall: planbar, aber spät
Im klassischen Wasserfallmodell wird die Anforderungsphase vollständig abgeschlossen, bevor Entwurf, Umsetzung, Test und Betrieb folgen. Auf Interviews folgen Lastenheft, Pflichtenheft und Freigabe. Das schafft Planbarkeit und Vertragssicherheit.
Der Haken: Der Kunde sieht oft erst nach Monaten ein laufendes System. Änderungen kommen dann als Change Requests. Sie werden spät erkannt und sind entsprechend teuer umzusetzen.
Agil: iterativ, aber immer noch Text
Agile Vorgehensmodelle entschärfen das Problem: Anforderungen werden als User Stories im Backlog gesammelt, verfeinert und in kurzen Sprints umgesetzt. Prioritäten bleiben flexibel, Feedback erfolgt regelmäßig im Sprint-Review.
Doch auch hier bleibt eine Lücke. Eine User Story ist zunächst Text und lässt damit Interpretationsspielraum. Sichtbare Ergebnisse enstehen erst nach zwei bis vier Wochen. Der Fachbereich reagiert auf das Gebaute, statt von Anfang an mitzugestalten.
LIVE DEMO: AUS EINER EXCEL MAPPE WIRD EINE WEB-APP
Unser Praxisbeispiel kam aus einem Szenario, das viele mittelständische Unternehmen kennen.
Der Vertriebsinnendienst eines Großhändlers für Büro- und IT-Ausstattung wickelt seine Aufträge in einer Excel-Mappe mit VBA-Makros ab. Die Fachlogik steckt im Code, die Lösung ist schwer wartbar und nicht mehrbenutzerfähig. Die Mappe umfasst acht Tabellenblätter, fünf VBA-Module und drei Buttons. Sie deckt drei Kernaufgaben ab:
- Aufträge prüfen und buchen
Kunde, Produkt und Menge validieren, Lagerbestand und Kreditlimit prüfen, Bestand und offenen Saldo buchen, bei Mindestbestand nachbestellen. - Preise berechnen
Stufen- und Mengenrabatt bis maximal 20 Prozent, Versandkosten je Region und frei ab 500 Euro, Express-Versand mit Faktor 1,5, dazu 19 Prozent Mehrwertsteuer. - Auswerten und protokollieren
Umsatz je Kunde und Kategorie, Markierung bei einer Kreditauslastung über 90 Prozent, Protokoll jedes Verarbeitungslaufs.
- Excel-Mappe hochladen
Die .xlsm-Datei mit allen Makros wird importiert. - VBA-Import
Code und Daten werden direkt im Browser ausgelesen. - Migrations-Spezifikation
Geschäftsregeln, Daten und Testfälle werden ohne KI extrahiert und sind damit reproduzierbar. - KI-Agent baut den Prototyp
Auf Basis dieser Spezifikation plant, programmiert und testet der Agent die Web-Anwendung.
Der KI-Agent liefert dabei nicht nur eine einzelne Antwort. Er arbeitet bis zu 50 Schritte selbstständig: Er liest, schreibt, führt aus, testet und korrigiert. Auf Wunsch erstellt er vorab einen Plan, den wir prüfen und anpassen. Der Code läuft isoliert in einer Docker-Sandbox oder direkt im Browser. Die Vorschau ist sofort klickbar, und auch die Datenbank lässt sich live einsehen. Die Kontrolle bleibt damit jederzeit beim Menschen. Und genau so verstehen wir Sicherheit und Fortschritt: Wir nutzen das Potenzial neuer Technologien, ohne die Verantwortung aus der Hand zu geben.
Als wir nach dem Vortrag zu ClickWerk zurückkehrten, stand der Prototyp bereit. Gemeinsam mit dem Publikum haben wir ihn durchgeklickt und anschließend Wünsche aus dem Raum gesammelt. Jeder Wunsch wurde live als Prompt umgesetzt und war Augenblicke später in der Vorschau sichtbar.
PROTOTYPING IM WORKSHOP - DER NEUE KICKOFF
Was in der Demo im Kleinen zu sehen war, lässt sich auf einen ganzen Kickoff-Workshop übertragen. Der Ablauf hat fünf Schritte:
- Ziele und Kontext klären
Wer nutzt die Lösung, warum, und woran messen wir Erfolg? - Ideen sammeln
Abläufe und Wünsche des Fachbereichs zusammentragen. - Live-Prototyping
Prompt, Vorschau und Feedback in einer engen Schleife. - Verfeinern
Den Prototyp durchklicken und Varianten vergleichen. - Ergebnis sichern
Prototyp, User Stories und offene Punkte festhalten.
Der Kern ist die Schleife aus Prompt, Vorschau und Feedback. Sie läuft so oft, bis das Bild stimmt.
DIE RICHTIGE BESETZUNG - UND EIN ANDERES ERGEBNIS
Wirklich entscheidend für den Erfolg ist die richtige Besetzung am Tisch:
Der Fachbereich bringt das Wissen und den konkreten Bedarf ein. Die Moderation führt durch den Workshop und hält den Fokus. Ein Prompt-Pilot übersetzt die Wünsche live in Prompts, während Architektur und Entwicklung fortlaufend die Machbarkeit prüfen. Das Protokoll hält die Entscheidungen fest.
Alle schauen auf denselben Bildschirm und sehen dasselbe Bild in Echtzeit. Am Ende des Workshops steht kein reines Protokoll. Es gibt einen klickbaren Prototyp, priorisierte User Stories und eine Liste offener Fragen und Annahmen.
Damit ändert sich auch das Ergebnis der Anforderungsaufnahme grundlegend. Früher stand am Ende oft ein Lastenheft mit 80 Seiten Text und Tabellen. Künftig ist es ein Prototyp, den alle gesehen und bewertet haben, plus daraus abgeleitete User Stories und Akzeptanzkriterien. Das Dokument verschwindet nicht, aber es wird konkreter und kürzer.
WAS IST DER MEHRWERT FÜR FACHBEREICH UND PROJEKT?
KI-gestütztes Prototyping verkürzt den Weg zum ersten Feedback von Wochen oder Monaten auf Minuten. Daraus ergeben sich sechs Vorteile:
- Feedback in Minuten statt nach Wochen oder Monaten.
- Weniger Missverständnisse, weil alle dasselbe Bild sehen und bewerten.
- Der Fachbereich gestaltet mit und ist nicht nur Interviewpartner.
- Frühe Entscheidungssicherheit, weil sich Varianten ausprobieren lassen, bevor investiert wird.
- Eine bessere Schätzbasis, weil der Umfang konkret statt vage ist.
- Wiederverwendbare Artefakte: Prototyp, User Stories und Akzeptanzkriterien sind der Startpunkt für die Umsetzung.
Im qualitativen Vergleich der Methoden ergänzt der Prototyping-Workshop das agile Vorgehen vor allem bei drei Kriterien: Zeit bis zum ersten Feedback, Verständlichkeit für den Fachbereich und dessen Beteiligung. Bei Planbarkeit und Dokumentation bleibt das Wasserfallmodell stark. Der Prototyp verbessert aber auch hierfür die Grundlage.
Diese Vorteile sind für viele unserer Kunden besonders wichtig, gerade für die zahlreichen Auftraggeber aus der öffentlichen Verwaltung und dem Gesundheitssektor. Dort müssen Projekte nachvollziehbar geplant, Haushaltsmittel belastbar geschätzt und Entscheidungen gegenüber vielen Beteiligten begründet werden. Fachanwenderinnen und -anwender, etwa Sachbearbeitende in Behörden oder Mitarbeitende in Kliniken, können ihre Abläufe von Anfang an selbst mitgestalten. Das erhöht die Akzeptanz der späteren Lösung deutlich.
GRENZEN UND LEITPLANKEN
So beeindruckend ein in Minuten entstandener Prototyp ist: Im Workshop sehen wir nur die Spitze des Eisbergs. Sichtbar werden Oberfläche, Abläufe und Fachlogik. Darunter liegen Architektur, Sicherheit, Integration in bestehende Systeme, Performance und Betrieb. Das bleibt solide Ingenieursarbeit.
Für realistische Erwartungen gelten deshalb drei Leitplanken:
- Keine Echtdaten:
Im Prototyp arbeiten wir mit Test- oder anonymisierten Daten. Modell und Hosting wählen wir bewusst aus. - Prototyp ist nicht gleich Produkt:
Der generierte Code ist Anschauungsmaterial und kein Release. - Erwartungen steuern:
Eine schnelle Oberfläche bedeutet nicht, dass das Gesamtprojekt schnell fertig ist.
FAZIT
KI verändert nicht nur, wie Software entwickelt wird, sondern auch, wie wir gemeinsam mit unseren Kunden herausfinden, was entwickelt werden soll. Wenn der Fachbereich seine Ideen in Minuten als klickbaren Prototyp sieht, wird aus „Ich weiß es, wenn ich’s sehe“ ein echter Vorteil. Missverständnisse fallen dann auf, solange sie noch günstig zu beheben sind. Das erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität und Sicherheit im Projekt.
Wir bedanken uns beim Mittelstand-Digital Zentrum Lingen.Münster.Osnabrück und beim Digital Hub münsterLAND für die Organisation sowie bei allen Teilnehmenden für die engagierte Diskussion und die vielen Ideen während der Live-Demo.
Nikolai Schötz (OVSoftware), Andreas Haack (OVSoftware)
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