ÄKWL GOES DIGITAL: DEVICE-UNABHÄNGIGES SELFSERVICE PORTAL
Die Ärztekammer Westfalen-Lippe (ÄKWL) betreut mehr als 51.000 ärztliche Mitglieder – und übernimmt dabei weit mehr als nur administrative Pflichten. Neben der berufspolitischen Interessenvertretung verantwortet sie unter anderem die Fort- und Weiterbildung der Ärzteschaft sowie die Organisation der Ausbildung von jährlich mehr als 2.000 Medizinischen Fachangestellten (MFA).
Hinter diesen Leistungen stehen komplexe und vielschichtige Verwaltungsprozesse. Um diese effizient und zukunftsorientiert abzubilden, setzt die ÄKWL seit 2014 auf ein Dienstleistungsportal, das von OVSoftware auf Basis der Virtimo Software INUBIT entwickelt und konsequent auf Erweiterbarkeit ausgelegt wurde.
© Sarah Johanna Eick
PROJEKTHIGHLIGHTS
- Zentrale Kommunikationsdrehscheibe zur effizienten Steuerung und Optimierung der gesamten ÄKWL-Verwaltungsprozesse.
- Flexible Datenbankanbindung zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten.
- Reduzierung der Druckmengen von 7 Mio. auf 1 Mio. Seiten an Briefpapier pro Jahr
- Device-unabhängiges Selfservice-Portal für rund 51.000 Ärzte sowie alle Partner im Gesundheitswesen in Westfalen-Lippe.
- Fortlaufende Anpassung und Weiterentwicklung zum Full-Service-Portal.
„Uns liegt viel an der Digitalisierung von Arbeitsprozessen – vor allem medienbruchfrei. Früher war zwar manches schon digital angestoßen, aber am Ende wurden dennoch unzählige Briefe verschickt. Das wollten wir grundlegend ändern.“
BAUKASTEN STATT BOTTLENECK: EINE PLATTFORM NEU GEDACHT
Stammdatenverwaltung, Beitragsbuchhaltung, Meldewesen, Prüfungen von Fachsprachen und Kenntnissen der Mitglieder sowie Dokumentation von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen – Ziel war es, all diese Services digital anzubieten und gleichzeitig die internen Verwaltungsprozesse nachhaltig zu entlasten und zu optimieren.
Statt auf die Modernisierung bestehender Altsysteme zu setzen, entschied sich die ÄKWL auf Grundlage der Empfehlung von OVSoftware für eine neu gedachte, modular aufgebaute Plattform, die Alt-Systeme gezielt einbindet und neue Services ermöglicht.
„Von Anfang an war klar: Das Datenmodell muss als flexibles Grundgerüst funktionieren – als Baukasten, auf dem sich Fachanwendungen modular entwickeln, erweitern und perspektivisch auch für externe Nutzende freischalten lassen.“
ONE-STOP-SHOP: ANLAUFPUNKT FÜR RUND 40 SERVICELEISTUNGEN
Was als technische Grundlage für ein modernes Service-Portal begann, wurde zur strategischen Antwort auf die Digitalisierungsziele der ÄKWL: OVSoftware entwickelte ein responsives Webportal und setzte die Virtimo Digitalization Suite samt Low-Code-Software INUBIT ein, um ein flexibles Fundament zu schaffen, das nicht nur interne Workflows steuert, sondern auch den Austausch mit externen Systemen möglich macht.
INUBIT dient dabei als digitale Drehscheibe, die die verschiedenen Datenbanken und Altsysteme miteinander verbindet, XML-basierte Stammdaten verwaltet und für eine revisionssichere Archivierung sorgt.
Mit jeder neuen Anforderung ist die Plattform weiter gewachsen: Heute ist sie nicht nur Schnittstelle zu Kliniken, Steuerkanzleien oder Weiterbildungsanbietenden, sondern bietet über 40 digitale Services von der Fortbildungsdokumentation bis zum Antragsservice für Arztausweise – ein One-Stop-Shop für die Ärztekammer und ihre Mitglieder.
" 'Rund um die Uhr‘ war damals unser Leitsatz – verbunden mit dem Anspruch eines echten One-Stop-Shops: ein zentrales Portal für sämtliche Leistungen der ÄKWL. Kein Flickenteppich aus Einzellösungen, sondern ein durchgängiges System. Und genau an diesem Prinzip halten wir bis heute fest.
INTERESSE AN MEHR DETAILS?
Erfahren Sie mehr über die Struktur des Portals, welche Technologien eingesetzt wurden oder auch darüber, wie so ein großes Projekt mit vielen Beteiligten effizient und agil gemanagt wird.
STARKES FUNDAMENT, KLARE PERSPETIVE: DIGITALISIERUNG MIT WEITBLICK
Mit der digitalen Einstufung, also der Abwicklung der beitragsrelevanten Einkommensmeldung durch Ärzt:innen oder ihre Steuerberater:innen, sowie einem persönlichen Fortbildungspunktekonto gelang es der ÄKWL früh, ihre Mitglieder für das neue Service-Portal zu gewinnen.
Heute werden zentrale Leistungen zu fast 100 % online genutzt. Auch eine unabhängige Prüfung von 2024 zeigte zuletzt auf: Besonders im Anforderungsmanagement ist die ÄKWL auf dem Weg zur medienbruchfreien Digitalisierung. Das zeigt sich auch daran, dass das jährliche Druckvolumen von sieben auf rund eine Million Seiten gesenkt werden konnte.
Dennoch sieht Ingo Schmitt, IT-Leiter und Ressortleiter für Technologie und Infrastruktur der ÄKWL, noch jede Menge Ausbaupotenzial: “Neben notwendigen Infrastruktur-Updates zählen für uns die Themen Barrierefreiheit, Cloud-Lösungen und IT-Security in Zukunft zu den größten Herausforderungen.”
Gut also, dass das Fundament stimmt – und die ÄKWL mit OVSoftware und Virtimo zwei starke Partner an der Seite hat, um gemeinsam weiterzudenken, was moderne Verwaltungsportale heute und morgen leisten müssen.
Wir freuen uns, die ÄKWL gemeinsam mit unserem Partner OVSoftware als Kunden gewonnen zu haben. Die Tatsache, dass unsere Software nun schon seit über zehn Jahren die stabile Basis und das Herzstück des Ärztekammer-Portals ist, zeigt, dass die damalige Entscheidung, auf INUBIT als Integrations- und Prozesssteuerungs-Plattform zu setzen, genau die richtige war.
DIE FAKTEN: TECHNOLOGIEN, KONZEPTION uND MANAGEMENT DES ÄKWL-Projekts
AUSGANGSSITUATION UND ZIELSETZUNG
Bereits 2011 (Pressemitteilung vom 21.07.2011) begann die Ärztekammer Westfalen-Lippe in Zusammenarbeit mit OVSoftware mit dem Aufbau des prozessorientierten Dienstleistungsportals. Das Portal sollte den Kammermitgliedern, aber auch Dritten wie Anbietern von Fortbildungsveranstaltungen ermöglichen, Anträge direkt online zu stellen, Daten zu übermitteln oder Informationen abzurufen. Und das unabhängig von den Kammeröffnungszeiten.
Nicht zuletzt sollte es als Kommunikationsdrehscheibe dienen, über die externe Nutzer und Fachanwender der ÄKWL miteinander kommunizieren können. Erklärtes Ziel war es, im weiteren Projektfortschritt möglichst viele Prozesse der ÄKWL über das Portal abzuwickeln und so einen hohen Grad der Prozessdigitalisierung zu erreichen.
PROJEKTVERLAUF
Das Gesamtprojekt ist in sogenannte Fachanwendungen aufgeteilt. Pro Fachanwendung werden die Wünsche eines Fachbereiches realisiert. Mit der Integration immer weiterer Prozesse und Fachanwendungen ist der Funktionsumfang des Portals seit Projektbeginn stetig gewachsen. Viele der früher telefonisch, postalisch oder per E-Mail übermittelten Daten werden heute online eingegeben und übertragen. Diese Informationen können anschließend von den jeweiligen Fachanwendern direkt im Portal eingesehen und bearbeitet werden. Auch elektronische Rückfragen sind möglich.
Parallel zur Realisierung neuer Fachanwendungen veränderten sich im Verlauf des Projekts aber auch Anforderungen an bestehende Funktionalitäten. So können externe Nutzer ihre Anträge heute bereits in verschiedenen Anwendungen bequem von zu Hause aus per Tablet oder Smartphone stellen. Dokumente lassen sich einfacher einreichen (z. B. Einlesen über Kamera) und der Antragsstatus ist jederzeit einsehbar. Ganz praxisnah und nutzerorientiert erläutert das Westfälische Ärzteblatt, das offizielle Mitteilungsorgan der Ärztekammer Westfalen-Lippe, in seiner Ausgabe von Februar 2021 beispielsweise die Bestellung des elektronischen Heilberufeausweises über das Kammerportal eÄKWL.
Die internen Funktionalitäten des Portals wurden ebenfalls fortentwickelt. In einem Managementcockpit findet jeder Fachanwender jetzt seine Aufgaben zentral gebündelt zur Bearbeitung vor. Die entsprechenden Dokumente werden im Portal passgenau erstellt und dem Antragsteller zugeschickt.
TECHNISCHE LÖSUNG
Die Interaktion von Fachanwendern und externen Nutzern erfolgt per Web-Browser in einem Liferay 7.0 Portal. Hier können in INUBIT erstellte Portlet-Workflows eingebunden und rollenbasiert zur Verfügung gestellt werden. Im Portal wird ein responsives Theme genutzt, um die verschiedenen Gerätetypen zu unterstützen.
Das selbstentwickelte Managementcockpit enthält alle Aufgaben für einen bestimmten Nutzer oder eine Rolle. Hier kann nach verschiedenen Kriterien gesucht oder sortiert und die Aufgabe direkt im Portal zur Bearbeitung geöffnet werden. Zusätzlich lassen sich Erinnerungen erstellen und Anträge können eingesehen werden.
Für die Erstellung der Benutzeroberflächen wird Sencha ExtJS, ein auf JavaScript basierendes Framework eingesetzt. Zum Einsatz kommt im Speziellen die Version 6.5.3 im „modern Toolkit“. Das modern Toolkit bietet die Unterstützung von mobilen Geräten. Somit können Anwendungen sowohl für Tablet oder Smartphone, aber auch für Desktopgeräte entwickelt werden.
DOKUMENTENERSTELLUNG MIT M/TEXT
Die Fähigkeit der eingesetzten Backend Technologie INUBIT, sich einfach mit verschiedensten externen Systemen zu verbinden, wird bei der Dokumentenerstellung genutzt. Die im XML-Format vorliegenden Daten werden per REST-Request an die Dokumentenerstellung von kühn & weyh gegeben. Dort wird das entsprechende Dokument als PDF erzeugt und an den Workflow zurückgegeben. Zusätzlich wird der von kühn & weyh bereitgestellte Editor M/TEXT in der Oberfläche eingebunden, um interaktiv passgenaue Dokumente zu erzeugen.
Dokumente werden in einem externen Archivsystem revisionssicher aufbewahrt. Hierzu wird ein d3 Archiv genutzt und über seine Schnittstelle direkt aus INUBIT angesprochen.
AGILES PROJEKTMANAGEMENT
Das Projektmanagement erfolgte in zunehmendem Maße agil. Zunächst wurde ein zentrales Kanbanboard in Jira eingesetzt. Heute arbeitet das mehrköpfige Projektteam in Teilbereichen zudem auch nach Scrum-Regeln. So können neue Aufgaben einfach priorisiert, geplant und umgesetzt werden. Gemeinsam werden Prioritäten festgelegt und Aufgaben erledigt. Ergebnisse kommen immer wieder auf den Prüfstand. Und in regelmäßigen Abständen wird bereits während des Entwicklungsprozesses eine lauffähige Software an die ÄKWL übergegeben.
// UNSERE LEISTUNGEN IN DIESEM PROJEKT
MITGLIEDERINFORMATION DER ÄKWL ZUM NEUEN KAMMERPORTAL
Zum Öffnen PDF bitte anklicken.
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Die Ärztekammer Westfalen-Lippe (ÄKWL) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Münster. Sie ist die berufliche Vertretung von fast 46.000 Ärztinnen und Ärzten in Westfalen-Lippe.