Die Aufgabe, komplexe Softwareanwendungen für den User einfach zu gestalten, ist sehr anspruchsvoll. Das war sie schon immer. Allerdings hat sich im Laufe der letzten Jahre etwas Entscheidendes geändert: Die User erwarten inzwischen nicht nur ein reibungsloses Funktionieren einer Anwendung, sondern legen auch großen Wert auf eine intuitive und ansprechende Benutzeroberfläche.
Diese Entwicklung lässt sich einfach erklären: Mit einem kontinuierlichen Wachstum beim Umgang mit digitalen Medien wie dem Smartphone steigt auch der Anspruch an die Nutzerfreundlichkeit. Das kennt vermutlich auch jeder von sich selbst: Webanwendungen, die aussehen wie aus den 2000ern mit Funktionalitäten, die nichts mit dem alltäglichen Erleben innerhalb der Online-Welt zu tun haben, sind einfach wenig sexy.
UNSERE AUSGANGSSITUATION
Eines unserer wichtigsten Ziele sind zufriedene (bestenfalls begeisterte) Kunden. Daher haben wir uns die Frage gestellt: Wie können wir in unseren Projekten sicherstellen, dass wir die Bedürfnisse und Wünsche der Nutzer noch besser verstehen und umsetzen? Die User Experience beschreibt dabei nicht allein die Nutzbarkeit und Nutzerfreundlichkeit einer Anwendung, sondern auch das Erlebnis, das der User hat – vor, während und nach Nutzung der Anwendung.
Nachdem wir erkannt hatten, wie zentral dieser Faktor sein muss, haben wir verschiedene Maßnahmen ergriffen. Wir haben das Thema UX-Expertise schon vor längerer Zeit zu einem strategischen Unternehmensziel gemacht: In unserer Entwicklungsstrategie wird UX umfassend und gezielt berücksichtig. Wir wollen unsere Projekte in Zukunft so gestalten, dass unsere Kunden von Anfang an profitieren. Die Berücksichtigung der User Experience von Projektstart bis Ende führt schlussendlich zu einem besseren Ergebnis. Und kann genauso dafür sorgen, dass nachträgliche Anpassungen, die während des Testings entstehen – und extra Runden bedeuten – entfallen. Unsere UX-Expertise rundet also das Angebot für unsere Kunden zukünftig noch besser ab.
Ein Projektteam, zusammengesetzt aus Projektleitern und Entwicklern, hat intensiv die Köpfe zusammengesteckt und systematisch einen entsprechenden Plan für unseren integrierten UX-Workflow erarbeitet. Wie dabei vorgegangen wurde und welche Herausforderungen es gab, berichtet unser Team im nachfolgenden Beitrag.
DER STARTSCHUSS FÜR UNSER PROJEKTTEAM
Uns war klar: Wenn wir einen UX-Workflow integrieren wollen, werden wir nicht einfach nur eine Veränderung auf dem Papier beschreiben. Die Integration eines neuen Workflows setzt auch die Schärfung des Bewusstseins für dieses Thema voraus. Damit einhergehend unser OV-internes Fachwissen zum Thema UX. Der gewünschte gemeinsame Konsens bedingt, dass wir alle auf dem gleichen Wissensstand sind, was das Thema UX betrifft. Nicht, dass wir zuvor nicht bereits über Fachwissen verfügt hätten. Aber wir wollten unser Wissen zum Thema User Experience bündeln und auf ein einheitliches Level bringen. Uns allen war – und ist – dabei wichtig: Unsere Kunden sollen sich sicher sein können, dass sie eine innovative, zukunftsfähige und nutzerorientierte Lösung bekommen, egal wer aus dem OV-Team sie betreut.
Das Thema UX ist natürlich für jeden, der Software entwickelt, Teil der beruflichen Praxis. Vermutlich auch Teil der DNA. Aber wie geht jeder von uns mit seinem persönlichen Wissen zur User Experience bei der täglichen Arbeit um? In einem ersten ausführlichen Austausch im Projektteam haben wir gemeinsam herausgefunden, was wir bereits wissen und wo noch Nachholbedarf in Sachen UX ist. Externe Schulungen halfen uns dann, die Wissenslücken zu schließen. Und nicht nur das: Das neu gewonnene Wissen war bereits die Grundlage für ein erstes Handbuch hinsichtlich der Gestaltung.
Gemeinsam haben wir einen Styleguide erstellt, der klare Gestaltungsrichtlinien definiert und für zukünftige Projekte vorgibt. Für alle Mitarbeitenden zugänglich, wurde dieser nach Projektabschluss zentral bereitgestellt. Der Styleguide dient ab sofort unterstützend für die Entwicklungsarbeit. Nachdem die theoretischen Voraussetzungen für die User Experience geklärt waren, war es wichtig, die praktische Umsetzung für uns zu definieren.
WELCHEN WEG WIR GEWÄHLT HABEN - INKLUSIVE STOLPERSTEINE
Dem Projektteam war während des Austauschs schnell klar, dass für die feste Etablierung des Themas UX ein einheitlicher Workflow definiert werden musste. Keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, dass im Grunde kein Projekt dem anderen gleicht. Dennoch konnten wir Gemeinsamkeiten feststellen und zusammentragen. Dazu wurden vergangene, aber vor allem aktuelle Projekte betrachtet. Als aktueller Beispielprozess bot sich schließlich Ein Projekt zum Thema Business Process Management (BPM) an.
Zu Beginn wurde sich erst einmal sortiert: Wie ist der aktuelle Ablauf im Projekt? Und an welchen Stellen können wir ansetzen, um den Prozess – sofern noch nicht geschehen – in einen User-zentrierten Vorgang zu überführen? Wir erarbeiteten uns in einem ersten Schritt ein gemeinsames Verständnis darüber, wie der ideale Workflow aussehen sollte. Und realistisch sollte diese Idealvorstellung natürlich auch sein. Schließlich wurde im Team geklärt, was es braucht, um genau dieses Ziel zu erreichen.
Zwei Dinge stellten aus unserer Sicht die größten Herausforderungen für die zukünftige Umsetzung des erarbeiteten Workflows dar. Zum einen bringt die Einführung eines neuen Workflows immer eine mehr oder weniger große Umstellung für die Arbeitsweise von Mitarbeitenden mit sich. Eingespielte Routinen, die jeder (vielleicht über Jahre hinweg) für sich entwickelt hat, werden durchbrochen und neu sortiert. Bis ein neuer Workflow – insbesondere bei großen, komplexen Projekten – in den Köpfen angekommen ist, kann es eine Zeit dauern. Neue Prozesse müssen verinnerlicht werden, um sie sicher anwenden zu können.
Die zweite Herausforderung war die Mitwirkung auf Kundenseite. Ein Prozess mit dem Fokus auf das Nutzererlebnis bedingt selbstverständlich auch die Einbindung eben jener Nutzer und deren Feedback. Das erspart Extrarunden und verbessert die Qualität des Projektergebnisses ganz enorm. Auch wenn es im ersten Moment so erscheint, als hätte man einen zusätzlichen zeitlicher Aufwand.
UNSER ERGEBNIS - DER UX-WORKFLOW IM DETAIL
Im Einzelnen kann unser entwickelter UX-Workflow wie folgt beschrieben werden: Zu Beginn eines jeden Projektes tauschen wir uns mit unserem Kunden aus. Dabei formuliert dieser seine Anforderungen. Wichtig ist, dass zu diesem Zeitpunkt bereits klar definiert ist, warum es eine bestimmte Anforderung überhaupt gibt, was das Ziel dahinter ist. Zudem werden regelmäßige Termine vereinbart, die dem Austausch dienen, aber auch der schnellstmöglichen Beantwortung aufkommender Fragen.
Im nächsten Schritt untersucht OVSoftware die bisherige Arbeitsweise vor Ort. Sind die Key-User definiert? Können unsererseits Personas, Kernprozesse und Red Routes festgehalten werden?
Nun wird ein erstes Mockup erstellt. In interaktiven Tests wird das Nutzererlebnis beurteilt und abgefragt. Nach der Evaluierung des Mockups wird dieses angepasst und einem neuen Test unterzogen. Anhand der Ergebnisse aus dem Mockup-Testlauf wird ein Fachkonzept erstellt. Ideal wäre es, diese Konzepterstellung innerhalb des internen Ticketsystems festzuhalten. Die Prüfung des Fachkonzeptes erfolgt dann durch den Nutzer. Gibt es Anpassungsbedarf, wird er von uns umgesetzt. Abhängig davon, wie tiefgehend die Änderungen sind, ist auch eine Anpassung des Fachkonzeptes bzw. des Mockups nötig.
Vor der finalen Umsetzung wird ein Umsetzungskonzept erstellt. In weiteren regelmäßigen Terminen mit dem Kunden werden aufkommende Fragen geklärt. Vor der endgültigen Produktivstellung steht die Umsetzung von kleineren Teilschritten, den „Paketen“, und die Abnahme durch den Nutzer.
Besonders wichtig bei diesem Workflow ist die frühzeitige Einbindung der unterschiedlichen Anwender. Nur so kann „nah am Nutzer“ entwickelt werden. Sämtliche Nutzer-Gruppen sollen die Anwendung erproben.
EIN KONZEPT FÜR DIE SCHUBLADE? NO WAY!
Die Projektergebnisse unseres Teams wurden intern in großer Runde ausführlich vorgestellt. Wichtige Projektunterlagen wie Styleguide und Workflow sind nun zentral für alle Mitarbeiter zugänglich. Ziel ist es, zu Beginn unserer Projekte, 1-2 Personen als „UX-Beauftragte“ innerhalb des OVSoftware-Teams zu benennen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden und der UX-Prozess optimiert abläuft. Ganz wichtig war uns, zwei Aspekte noch besonders hervorzuheben:
- Die Anwesenheit des UX-Beauftragten ist insbesondere bei Erstellung des Fachkonzeptes zwingend erforderlich.
- Die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und die Einbindung der Key-User ist ausschlaggebend für eine erfolgreiche UX-Realisierung.
FAZIT
Der Weg, unsere UX-Strategie in die Praxis umzusetzen, ist am Ende. Wir haben eine einheitliche UX-Expertise geschaffen und konnten einen UX-orientierten Workflow integrieren, der fester Bestandteil unserer Projekte sein soll. Er stellt sicher, dass die zahlreichen Aspekte von UX in all unseren, durchaus unterschiedlichen, Projekten von Beginn an und umfänglich berücksichtigt werden – die stärkere Einbindung der Nutzer inklusive. Damit sichern wir UX-Qualität. Egal, um welchen Kunden es sich handelt und egal, wer aus unserem Entwicklungsteam beteiligt ist. Wir haben in diesem Projekt gemeinsame Standards und Vorgehensweisen definiert, nach denen wir unseren Kunden zu einer noch positiveren User Experience verhelfen. Wir konnten unsere internen Prozesse optimieren, Fachwissen bündeln und somit unser Leistungsportfolio für unsere Kunden erweitern.