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Teil 5: Prozesse - Analyse und Optimierung

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Neben der Digitalisierung und der digitalen Transformation ist heute auch das prozessbasierte Arbeiten in der Unternehmenswelt allgegenwärtig. Eine wesentliche Rolle als Bindeglied zwischen Prozessen, Digitalisierung und beteiligten Anwendern kann dabei ein Webportal übernehmen.

Es kann Prozesse vollumfänglich abbilden und mit Hilfe von Software unterstützen oder sogar ausführen. Im Mittelpunkt stehen sollten dabei idealerweise stets die Anwender. Ein effizientes Webportal dient zudem einem tieferen Verständnis der Arbeitsabläufe im Unternehmen. 

Was genau ist ein Prozess?

Ein Prozess beschreibt logisch zusammenhängende Aktivitäten, die aufeinander folgen. Prozesse realisieren die Wertschöpfung eines Unternehmens entweder direkt oder sie unterstützen sie indirekt. Sie sind somit ein entscheidender Faktor in Unternehmen. [1] Grundlage für einen gut funktionierenden Prozess ist der Nutzen für den Anwender. Diesen gilt es bestmöglich zu erzielen.  

Um der zunehmenden Bedeutung von Digitalisierung und prozessbasiertem Arbeiten gerecht zu werden, ist es entscheidend, Anwender und Prozesse im Unternehmen zusammenzubringen. Die Entwicklung eines solchen, prozessbasierten Webportals beginnt mit der Prozessanalyse.

Prozesse analysieren

Ein zentraler Aspekt der Prozessanalyse ist es, die Schwachstellen eines Prozesses zu identifizieren, um diese während der Optimierungsphase zu entschärfen. 

Typische Beispiele für Schwachstellen sind:

  • Medienbrüche

Es findet ein Wechsel zwischen Medien statt, z. B. die Übertragung analoger Daten in eine Datenbank.

  • Bearbeiterwechsel

Eine nicht vollständig abgeschlossene Aktivität wird an einen anderen Bearbeiter übertragen.

  • Warte- und Liegezeiten

Der Prozessablauf wird unterbrochen, da eine vorangehende Aktivität nicht abgeschlossen wurde.

Prozessanalyse - warum und wie?

Eine Prozessanalyse ist die Grundlage für die Soll-Prozessgestaltung und die damit verbundene Prozessverbesserung. Sie ist eine kontinuierliche Aufgabe in einem Unternehmen. [2] Die Aufnahme und Analyse eines Prozesses schafft zudem ein Verständnis für den vorliegenden Prozess. Durch die Aufnahme jeder einzelnen Aktivität wird der gesamte Prozess offengelegt. Dabei werden auch Probleme aufgedeckt, die für die Modellierung eines neuen Soll-Prozesses hilfreich sein können. 

In vielen bestehenden Prozessen steckt umfangreiches Wissen, das vielleicht momentan ineffizient genutzt wird, im weiteren Verlauf aber  nützlich sein kann. Zudem ermöglicht die Ist-Analyse einen Vergleich mit dem Soll-Prozess. So kann festgestellt werden, ob und inwiefern Prozessänderungen Verbesserungen oder Verschlechterungen gebracht haben. [3] Auch ein externer Blick auf Unternehmensabläufe kann bei der Prozessanalyse hilfreich sein. Dabei ändert sich durch die fachfremde Betrachtung die Sichtweise. 

Sinnvoll ist es zudem, vor oder während der Analyse Aspekte zu definieren, die im Verlauf geklärt werden sollen, zum Beispiel:

    • Sind alle aufgenommenen Aktivitäten überhaupt noch aktuell und sinnvoll?
    • Gibt es Doppelarbeiten oder lange Wartezeiten?
    • Können bestimmte Aktivitäten zeitgleich durchgeführt werden, um den Prozess zu beschleunigen und zu verschlanken?
    • Lässt sich ein Arbeitsschritt effizient digitalisieren? 

Die Antworten auf diese Fragen können im einem nächsten Schritt in der Optimierungsphase mitberücksichtigt werden.

Modelle der Prozessoptimierung

Im Bereich der Prozessoptimierung gibt es zwei grundsätzlich unterschiedliche Herangehensweisen: die Geschäftsprozessoptimierung und das Business Reengineering

Geschäftsprozessoptimierung
Hierbei wird die Ist-Situation aufgenommen und analysiert, um basierend darauf einen Soll-Prozess aufstellen zu können. Bei diesem Ansatz geht es um „die schrittweise und nachhaltige Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens“. [4] Des Weiteren steht die Ausrichtung der Prozesse auf die Kundenanforderungen und dementsprechend auf die Prozesse, die direkt von einem Kunden ausgelöst werden, im Fokus. [5] Die Geschäftsprozessoptimierung baut auf bestehendem Wissen und einer schon erprobten Arbeitsweise auf, die nun an einigen Stellen optimiert wird. Die Aufnahme des Ist-Prozesses kann mehr Zeit und Ressourcen kosten als ein Business Reengineering. Sie verleitet auch dazu, in alten Mustern hängenzubleiben.

Business Reengineering
Ziel dieses Managementansatzes ist eine radikale Unternehmensrestrukturierung, um so schnellstmöglich das Unternehmenskonzept und die Prozesse zu verbessern. Nicht die bestehenden Prozesse werden betrachtet, sondern es wird ein Neubeginn gestartet. Alle Prozesse werden komplett neu konstruiert. [6] Bei einem Business Reengineering wird ein neutraler Blick auf den Output eines Prozesses geworfen, es werden neue Wege beschritten. Dabei können jedoch bereits gut laufende Arbeitsweisen verloren gehen.

In der Praxis

Zu Beginn einer Prozessanalyse werden Gespräche mit den einzelnen Prozessbeteiligten geführt. Alle Arbeitsschritte des aufzunehmenden Prozesses werden zusammengetragen und in eine Reihenfolge gebracht, den Prozessablauf. Um dessen Richtigkeit sicherzustellen, wird das Ergebnis mit allen Prozessbeteiligten besprochen bzw. von diesen abgenommen. Hierbei kann eine Prozessmodellierung hilfreich sein. Ist der Gesamtprozess abgebildet, so werden die einzelnen Arbeitsschritte hinsichtlich der definierten Fragen wie die nach Notwendigkeit oder Digitalisierungspotential analysiert.

Die so herausgearbeiteten Aspekte fließen anschließend in die Prozessoptimierung ein. Das kann dazu führen, dass ein Arbeitsschritt, der für den Gesamtprozess nicht relevant ist, eliminiert wird. Oder Verantwortlichkeiten werden unter den Prozessbeteiligten neu verteilt, um Bearbeiterwechsel zu vermeiden. Dabei ist es wichtig, eng mit den Prozessbeteiligten zusammenzuarbeiten. So kann die Fachlichkeit aufrechterhalten und am Ende der bestmögliche Prozess modelliert werden.

Fokus: User

Damit ein Webportal effizient für einen Unternehmensprozess genutzt werden kann, sollten bei der Entwicklung die Stellen oder Aktivitäten im Mittelpunkt stehen, bei denen der Anwender unterstützt werden kann oder wo gegebenenfalls sogar eine Automatisierung möglich ist. 

Bei der Optimierung oder der Entstehung eines Prozesses darf der Fokus daher nicht allein auf einer Verschlankung oder Digitalisierung liegen. Auch der Nutzen sollte nicht aus den Augen verloren werden. 

Aus diesem Grund sind die Mitarbeiter ein ganz wichtiger Faktor. Sie müssen in die Veränderung involviert werden. So können sie eingreifen, falls ein Prozess fachlich nicht korrekt abgebildet wird. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, den neuen Prozess von Anfang an zu verstehen und ihn letztendlich auch gut umzusetzen.

Fazit

Für die Etablierung effizienter Arbeitsabläufe im Unternehmen ist die Implementierung eines Webportals ideal geeignet. Durch die initiale Aufnahme und Analyse der im Unternehmen vorhandenen Prozesse lassen sich Schwachstellen aufdecken und beheben. Hierbei kann zuweilen der – fachfremde – Blick von außen helfen.

Der Weg zu einem effizienten Prozess ist vor allem geprägt davon, den Nutzen für den Anwender zu verstehen. Prozesse können im Webportal so abgebildet werden, dass der Weg zwischen Anwender und Tätigkeit möglichst geradlinig ist.

Einstiegspunkte im vorgelagerten Bereich der Nutzeroberflächen und Web-Komponenten unterstützen den Anwender und führen direkt zu den dahinterliegenden, für die Tätigkeit notwendigen Informationen und Inhalten. Folgetätigkeiten können über softwarebasierte Prozesse verarbeitet werden. Der manuelle Aufwand wird auf ein Minimum reduziert und alle für das Unternehmen wesentliche Parteien profitieren von der Etablierung eines solchen Webportals. 

Literaturverzeichnis

[1] Appelfeller, W.; Feldmann, C.: Die digitale Transformation des Unternehmens – Systematischer Leitfaden mit zehn Elementen zur Strukturierung und Reifegradmessung, Berlin 2018
[2] Fleig, J.: Prozessmanagement – Prozesse analysieren und Schwachstellen erkennen, https://www.business-wissen.de/hb/prozesse-analysieren-und-schwachstellen-erkennen/ (Zugriff am 15.10.2021)
[3] Allweyer, T.: Geschäftsprozessmanagement – Strategie, Entwurf, Implementierung, Controlling – 5. Nachdr, Herdecke, Bochum 2012
[4] Gadatsch, A.: Geschäftsprozesse analysieren und optimieren – Praxistools zur Analyse, Optimierung und Controlling von Arbeitsabläufen, Wiesbaden 2015
[5] Gadatsch, A.: Geschäftsprozesse analysieren und optimieren – Praxistools zur Analyse, Optimierung und Controlling von Arbeitsabläufen, Wiesbaden 2015
[6] Gadatsch, A.: Geschäftsprozesse analysieren und optimieren – Praxistools zur Analyse, Optimierung und Controlling von Arbeitsabläufen, Wiesbaden 2015

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